Blog

Angajatorul, pentru fiecare salariat, trebuie sa intocmeasca un dosar de personal pe care sa il pastreze in bune conditii la sediul acestuia, asigurandu-se ca pastreaza confidentialitatea informatiilor din dosar. Acest dosar poate fi solicitat angajatorului in cazul unui control din partea Inspectoratului Teritorial de Munca.

Dupa ce salariatul a fost selectat in urma interviurilor si / sau a evaluari probei de lucru (daca este cazul), acesta urmeaza a fi angajat. Din acest moment societatea, prin Departamentul de Resurse Umane incepe sa claseze documente pentru noul salariat intr-un dosar, Dosarul de Personal.

Dosarul cuprinde urmatoarele documente, insa nu se limiteaza la acestea:

• CV;
• Copia Cartii de Identitate (CI);
• Copia Certificatului de Nastere (CN);
• Copia Certificatului de Casatorie (CC), daca este cazul;
• Copii acte de studii (Diploma Scoala Generala / Bacalaureat / Licenta / etc.);
• Copii certificate de calificare;
• Cazier, daca este cazul;
• Fisa de aptitudine eliberata de un medic de medicina muncii (Art. 27, alin. 1 si Art 189, alin. 1, lit. c) din Lg. 53 / 2003 Codul Muncii). Cheltuiala cu analizele, consultul si eliberarea fisei este suportata de angajator (Art. 7 din HG 355 / 2007).
• Informarea in vederea angajarii, ce contine toate informatiile din contract: data angajarii, durata contractului, functie si cod COR, timpul de lucru, programul, numarul de zile de CO, salariul, functia de baza, etc.;
• Contractul Individual de Munca (CIM);
• Anexa 1 la CIM – Fisa Postului;
• Anexa 2 la CIM – Criteriile de evaluare;
• Actele aditionale (AA);
• Decizii de suspendare si / sau reluare a activitatii;
• Decizia de Incetare (DI);
• Avertismentele, daca situatia a impus intocmirea unor astfel de documente;
• Decizii de sanctionare, daca este cazul;
• Fisele de evaluare anuala;
• Diverse declaratii pe proprie raspundere a salariatului privind functia de baza, persoanele aflate in intretinere, etc.;
• Alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Conform Art. 8, alin. 3 din Hotararea 500 / 2011, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul are obligatia in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii, de a elibera acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal si / sau copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind inscrierile referitoare la persoana sa si / sau un document (adeverinta) care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca, in meserie si in specialitate, astfel cum rezulta din registrul general de evidenta si din dosarul personal.

Documentele sunt eliberate in copie, certificata de reprezentantul legal al angajatorului sau de persoana imputernicita de angajator pentru conformitate cu originalul.

In situatia unui control din partea inspectorilor ITM, daca aceste dosare de personal nu exista sau se refuza prezentarea, conform Art. 9, alin. 1, lit b) si c) din Hotararea 500 / 2011, coroborat cu alin. 2, lit. b) al aceluiasi articol, angajatorul poate fi sanctionat contraventional cu o amenda de la 5.000 lei pana la 8.000 lei.

Registrul electronic si dosarele personale ale fiecarui salariat se vor pastra in conditii care sa asigure securitatea datelor, precum si pastrarea lor indelungata si corespunzatoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, privind protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestora.

Conform Art. 8, alin. 5 din HG 500 / 2011, angajatorul raspunde pentru asigurarea acestor conditii, precum si pentru orice prejudiciu produs salariatului sau oricarei alte persoane fizice sau juridice, prin incalcarea acestor obligatii.